Organizando a entrevista coletiva

Foto cedida por Dreamstime Decida com antecedência quem irá falar

Terceiro passo: convites
Normalmente os jornalistas são designados a cobrir uma "parte" ou uma área específica da notícia. Envie convites para entrevistas coletivas aos jornalistas e publicações que têm interesse comprovado em suas notícias ou no anúncio do evento.

Quando tiver definido sua lista de jornalistas, escreva um comunicado à imprensa e/ou um boletim de imprensa. O comunicado à imprensa deve explicar a notícia ou o anúncio sem revelar a história inteira. Também deve listar que principais porta-vozes comparecerão ao evento e informar a disponibilidade deles para entrevistas particulares.

Mais breves do que os comunicados, os boletins de imprensa funcionam como um convite, especificando data, hora, local e outras informações logísticas para os participantes.

Os comunicados e os boletins de imprensa podem ser enviados por e-mail ou fax, dependendo da preferência do jornalista. Os dois devem ser enviados com no mínimo uma semana de antecedência do dia da entrevista coletiva. Também é uma boa idéia ligar para o jornalista ou enviar um e-mail para ele um dia antes do evento.

Quarto passo: decidindo quem vai falar e o que será falado
As entrevistas coletivas precisam de um moderador ou facilitador para apresentar os oradores e realizar a sessão de perguntas e respostas. Escolha cuidadosamente os oradores: especialistas da informação bem treinados para trabalhar com a mídia.

Aqui estão algumas dicas de mídia training para falar em uma entrevista coletiva:

• as declarações devem durar 10 minutos ou menos e ser desenvolvidas em torno dos principais "temas de discussão";
• os oradores devem estar preparados com respostas breves e claras para perguntas já esperadas;
• limite as entrevistas coletivas a dois oradores, para que a mensagem não fique confusa;
• considere a possibilidade de usar recursos visuais, como pôsteres ou apresentações multimídia, para que a mensagem fique mais clara;
• ensaie as declarações na frente das câmeras, inclusive as sessões de perguntas e respostas.

Quinto passo: montando um kit de imprensa
O objetivo principal de uma entrevista coletiva é facilitar o trabalho do jornalista. Ofereça declarações breves e boas oportunidades para tirar fotos. Entregue aos jornalistas, em um kit de imprensa, qualquer informação adicional e pertinente. O kit deve incluir:

• um comunicado à imprensa resumindo a história, os fatos importantes e os principais envolvidos
• biografias e fotos dos principais envolvidos
• páginas informativas contendo cópias de quaisquer gráficos ou tabelas apresentados durante a entrevista coletiva
• informações de contato para tirar dúvidas e enviar pedidos de entrevista

Atualmente, muito jornalistas trabalham em um ambiente digital, por isso é útil que o kit inclua cópias digitais dos documentos e fotos, talvez gravados em um CD-ROM. O CD-ROM poderia conter outros materiais promocionais, como comerciais de TV, arquivos de vídeo e áudio, além de logotipos oficiais e imagens.

Agora que o estágio de planejamento está concluído, vamos descobrir como fazer as coisas acontecerem com naturalidade no dia da entrevista coletiva.