Enviando alertas no campus

As redes não funcionarão sem um plano detalhado e bem feito. O plano mostrará quais situações exigem um alerta. Ele detalha de quem é a responsabilidade de enviar os alertas e como garantir que esses sejam recebidos. Além disso, explica as etapas de acompanhamento, como quando notificar os grupos que estão fora do campus, como os pais, as agências de serviço social e a mídia. E, finalmente, como e quando enviar alertas a vários campus.

Durante uma crise prolongada, como as conseqüências de um desastre natural ou uma ameaça de segurança em andamento, os funcionários do campus vão querer entrar em contato com várias pessoas, dentro e fora do campus. Os planos de alerta do campus contêm informações sobre a comunicação com os grupos, como estudantes, funcionários, gerentes de tecnologia da informação, equipes de controle de crise, pessoal de segurança pública, agências de saúde e outros.

Foto cedida por iStockPhoto Os sistemas de alerta são enviados a todos os meios disponíveis.

Os planos de sistema de alerta geralmente incluem passos para modificar a home page de um campus ou criar uma página de Internet especial onde são publicadas informações e atualizações. Eles também incluem etapas para manter os principais canais de comunicação livres de tráfego desnecessário, além de um meio de notificar a comunidade quando a crise já passou.

Os planos também dedicam-se à forma de os responsáveis receberem informações da comunidade após um alerta. Ele pode identificar quem será responsável pela obtenção de informações das pessoas que telefonam, das que enviam e-mail e mensagens de texto e quem organizará e analisará essas informações para aplicá-las à estratégia de controle da crise.

Os profissionais responsáveis pela segurança do campus testam freqüentemente o sistema de alerta para garantir que ele esteja funcionando corretamente. Eles também fazem treinamentos com os membros da equipe para tentar identificar problemas no plano.

Vamos supor que os funcionários do campus com acesso a uma rede de sistema de alerta totalmente integrada decidem que precisam fazer um alerta ao campus inteiro sobre uma ameaça iminente. Eles conectam-se a várias estruturas de comunicação que se ramificam através do campus. Os protocolos exigem que os responsáveis pela execução das leis no campus ou outros profissionais ativem o alerta e operem seu sistema.

Os funcionários em geral começam os alertas no campus por meio de um sistema de computador, normalmente o que tenha uma conexão segura com a Internet. Alguns sistemas de alerta podem ser iniciados por telefone usando códigos de acesso especiais.

Os alertas geralmente contêm informações curtas e específicas:

• a natureza da emergência;
• os passos a serem seguidos imediatamente;
• quem está enviando o alerta;
• onde obter mais informações.

A rede integrada, então, chega aos vários dispositivos de comunicação no campus, como telefones celulares, pagers, dispositivos de palmtops, como o BlackBerries, e-mails e programas de mensagens instantâneas. Dependendo da rede, sistemas de telefonia, aparelhos de fax, telefones via satélite e rádios também podem receber o alerta. Também são incluídos dispositivos de escuta e visão defeituosos, como sistemas de TDD e TTY.

Ao mesmo tempo, os métodos mais antigos também entram em ação. As chamadas telefônicas automáticas são feitas dando mensagens pré-gravadas a qualquer pessoa que atende do outro lado. Ao redor do campus, sinais luminosos nos telefones públicos alertam as pessoas que estão próximas para atenderem em caso de uma mensagem pré-gravada importante.

Alto-falantes localizados em todo o campus transmitem alertas pré-gravados, enquanto grandes sinais eletrônicos que normalmente são usados em eventos de entretenimento ou desportivos enviam mensagens de alerta. O campus e a área ao redor recebem o alerta junto com um pedido da universidade para que tal alerta seja repassado ou publicado em seus websites.

Recebendo alertas no campus

Pode ser que funcionários e alunos tenham que seguir algumas instruções ou enviar alguma notícia ou informação de onde estão, como o que estão vendo, quantas pessoas estão com elas e sua localização. Eles também devem monitorar relatórios extras à medida que outras informações e instruções sejam disponibilizadas.

Para saber quais são as vantagens e desvantagens dos sistemas de alerta, continue lendo.